Le Journal du Recouvrement

Dans la rubrique Se faire payer : les bonnes pratiques

-    Faut-il réclamer des pénalités à ses clients retardataires ?

La France est championne d’Europe des retards de paiements. Deux entreprises sur trois, mettent la trésorerie de leurs fournisseurs et sous-traitants en zone rouge, et un quart des faillites sont causées par les retards de paiements (source : Altares et la Médiation inter-entreprises).
La France est également en tête pour le « petit » retard de paiement (moins de 15 jours). Pourtant, un seul jour de retard représente 1 milliard d’euros de trésorerie en moins, pour l’ensemble des entreprises concernées.

Pour amortir ce déficit temporaire, il existe ce que l’on nomme « indemnités de retard ». Très peu d’entreprises les réclament, et pour cause, elles ne savent même pas comment les calculer, ni les réclamer.

-    Quelle est la formule de calcul des pénalités ?

Pénalités = montant impayé X (taux d’int. annuel /100) X (nbre de jours de retard / 365) + 40 €

Montant impayé = solde net (ttc)  restant à devoir
Taux d’int. annuel : cf plus bas la question « quel taux appliquer à son calcul »
Nbre de jours de retard = date du calcul – date échéance indiquée sur la facture
L’indemnité complémentaire de 40 € est due pour les factures émises après le 1er janvier 2013, quel que soit le montant impayé.

-    Quel taux appliquer au calcul ?

Si votre client est une société commerciale, c’est l’article L 441-6 du Code de commerce qui s’applique en matière de calcul des pénalités de retard. Cet article indique que :
-   le taux peut être librement fixé : ce taux doit néanmoins avoir été accepté par le client à la commande (CGV signé par exemple)
-   le taux (librement fixé) ne peut être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal
-   le taux par défaut reste le taux de la BCE à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points

Si votre client est un établissement public, c’est le Décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 qui s’applique. Le taux à prendre en compte pour le calcul est alors le taux de la BCE à son opération de refinancement la plus récente majoré de 8 points.

-    Quelle échéance de paiement appliquer au calcul ?

L’échéance de paiement est la date convenue entre les parties pour régler la facture. Elle marque donc le point de départ des pénalités en cas de retard de paiement. Cette échéance doit obligatoirement être indiquée sur la facture.

Si votre client est une société commerciale, l’échéance applicable peut être librement fixée sans toutefois dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours date de facture. Par défaut, l’échéance est de 30 jours (cf art. L 441-6 du Code de Commerce)

Si votre client est un établissement public, l’échéance de paiement est fixée à 30 jours date de facture.

-    Comment facturer et comptabiliser les pénalités encaissées ?

Les pénalités de retard sont des indemnités ne constituant pas la contrepartie d'une livraison de biens ou d'une prestation de service. Par conséquent, les pénalités ne sont pas soumises à TVA.

Par ailleurs, les pénalités de retard ne sont comptabilisées qu’au titre de l’exercice de leur encaissement. Ne pas les comptabiliser donc tant qu’elles ne sont pas réglées.
Après encaissement, les comptabiliser en produit exceptionnel (77) ou en produit financier (76)

-    Quels autres frais peut-on réclamer à un client de mauvaise foi ?

Depuis le 1er janvier 2013, lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire de 40 €, le créancier peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification. Les frais exposés pour le recouvrement tels que ceux d’un cabinet de recouvrement de créances par exemple peuvent donc être réclamés à son débiteur.

De plus, contrairement aux dommages et intérêts accordés par le juge en réparation d’un préjudice subi, les entreprises peuvent prévoir dans leur contrat une clause pénale. Celle-ci fixe le montant dû par le cocontractant en cas de manquement à son obligation de paiement.

-    Quelle suite donner après des relances restées infructueuses ?

Pour rester cohérent, et préserver les chances de recouvrement, il est important de maintenir la pression après l’envoi d’une mise en demeure qui resterait "lettre morte". Le créancier n’aura alors pas d’autres choix que de mettre ses menaces à exécution et de placer le dossier d’impayé en contentieux ! A ce stade de la relance, un changement d’interlocuteur s’impose. Le discours plus « juridique » par un service dédié apportera de la crédibilité aux nouvelles relances.

Les cabinets de recouvrement, les avocats et les huissiers sont généralement les professionnels les plus aptes à contraindre un débiteur récalcitrant à respecter son obligation de paiement. Délocaliser la relance chez un prestataire dont le recouvrement est son métier permet d’obtenir des résultats probants. Vous avez ainsi mis vos menaces à exécution ! Il est désormais temps pour le débiteur de justifier clairement les raisons du non-paiement, voire de trouver des solutions de règlement acceptables.

Philippe Bernis (Direct Recouvrement)