Le Journal du Recouvrement

Dans la rubrique Se faire payer : les bonnes pratiques

"Risque" et "client" peuvent sembler antinomiques  - après tout les clients sont autant d'opportunités de se développer pour l'entreprise. Pourtant, un quart des entreprises ayant déposé le bilan en 2013 est arrivé à cet extrême à cause de retards de paiements et d'impayés. Le risque d'impayé - ou risque client - représente donc une sérieuse menace pour l'entreprise.

Etape n°4 pour maîtriser ce risque: la facturation

Avant la prestation, on se renseigne avec minutie sur le prospect, puis on lui fait signer un engagement (contrat, bon de commande) qui passe les conditions de paiement au peigne fin. Après la prestation, une fois la preuve d'acceptation obtenue au moment de la livraison, vient la facturation. Elle doit répondre à un certain formalisme pour ne pas prêter à interprétation ou être remise en cause :

Clarté, cohérence et conformité : voici trois qualités de la facture parfaite. La facture doit être rédigée de façon simple, en cohérence avec le bon de commande. Difficile en effet d'exiger le paiement d'une prestation qui, sur le papier, ne correspond pas à ce qui a été commandé dans le bon de commande...

Une facture en bonne et due forme véhicule une image de rigueur et de sérieux, un atout pour bien engager le règlement ! En double exemplaire, elle doit respecter les mentions obligatoires, à savoir :
- Le nom des parties ainsi que leur adresse,
- La date de la vente ou de la prestation de service, la quantité, la dénomination précise,
- Le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus
- Le cas échéant, toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture.
- La date à laquelle le règlement doit intervenir.
- Les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle définie par les conditions générales de vente,
- Le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.

Viser le bon interlocuteur : Il faut décrypter qui fait quoi dans l'entreprise cliente et cibler la personne qui déclenche le paiement. Adresser la facture à la bonne personne, en exemplaire papier doublé d'une copie pdf par mail, réduit les délais d'encaissement.

Pour approfondir - les autres étapes pour maîtriser le risque client :
La prospection: cibler les entreprises fiables
La commande : mettre la relation client sur de bons rails
La livraison : des justificatifs anti-contentieux
La relance et l'encaissement : un peu de méthodologie s'impose

Philippe Bernis (Direct Recouvrement)