Le Journal du Recouvrement

Dans la rubrique Se faire payer : les bonnes pratiques

Bien évidemment le créancier ne se précipite pas au lendemain de l'échéance pour réclamer en justice le montant des sommes dues.

L'absence de règlement d'une dette à son échéance peut avoir bien des motifs, telles qu'une erreur matérielle (effet de commerce mal libellé, chèque sans signature...), une erreur de la banque, une erreur de la poste...

Ainsi le créancier tentera toujours un recours amiable, ne serait-ce que parce que le recours contentieux entraîne inévitablement des frais. En outre, le créancier commerçant est toujours partagé entre le désir d'agir vite pour recouvrer un impayé et la crainte de perdre un bon client qui a omis de régler en temps utile. Le recours amiable se traduira par "la relance".

1- La relance

- La relance la plus efficace est celle qui associe l'appel téléphonique à l'envoi d'un courrier. Le créancier prendra soin de téléphoner au client quelques jours avant la date d'échéance et, dans la conversation, lui rappeler la proximité de cette échéance. Si l'approche est bien menée, on voit mal un client se formaliser de cette démarche qui aura le grand mérite de rappeler au négligent qu'il est temps de régler.

En l'absence de paiement à l'échéance, on adressera une lettre de relance au client en se référant à l'entretien téléphonique.

- Le créancier mentionnera dans la lettre de relance le numéro de la facture, sa date, son montant

- Ne pas oublier, qu'en matière de recouvrement, la célérité et la pugnacité sont de mise.

Notre conseil : le créancier évitera soigneusement de faire figurer dans son (premier) courrier la mention "première relance", afin qu'un débiteur de mauvaise foi ne soit tenté d'attendre tranquillement la relance suivante...

2- La mise en demeure

La mise en demeure est une interpellation formelle qui peut se faire sous diverses formes :

• par un acte extra-judiciaire (par exploit d'huissier),
• par une simple lettre (de préférence par courrier en recommandé avec accusé de réception ou en utilisant les services d'un tiers de confiance pouvant attester de la remise, pour pouvoir prouver que la lettre a bien été envoyée et reçue),
• ou par la survenue d'un évènement prévu par accord entre les deux parties comme valant mise en demeure.

Le contenu doit être clair, il faut indiquer dans la lettre que ce courrier vaut mise en demeure d'avoir à exécuter formellement une obligation.

La mise en demeure doit :

• comporter la date de sa rédaction, les coordonnées du destinataire ;
• résumer le problème ;
• demander un règlement ;
• fixer un délai pour la résolution du problème ;
• mentionner les coordonnées de l'expéditeur et sa signature ;
• inclure dans son texte l'expression « mise en demeure ».

La mise en demeure déclenche, pour les créances civiles, les intérêts de retard mais elle constitue surtout un moyen de pression pour inciter officiellement une personne à s'acquitter de ses obligations.

Si le débiteur ne donne aucune réponse après la mise en demeure, ou s'il refuse de s'y conformer, le créancier a le choix de poursuivre ou non le débiteur en justice.

3- Avocats et huissiers

Il est évident que l'assistance de spécialistes tels que l'avocat ou l'huissier de justice est précieuse. Mais le coût de la Justice est élevé, notamment celui des honoraires de ces auxiliaires de justices. La question est de savoir si la créance à recouvrer est d'un montant suffisamment élevé pour solliciter leur aide. Mais dans certains cas, l'intervention de l'avocat et de l'huissier sont obligatoires (représentation en justice, exécution des jugements).

3.1 Les avocats

Pour ce qui est du recouvrement de créances, le ministère d'un avocat n'est pas toujours obligatoire. Il ne l'est pas devant le tribunal d'instance ni devant le tribunal de commerce. Il l'est en revanche devant le tribunal de grande instance.

Ce principe étant posé, une question vient aussitôt à l'esprit : y a-t-il intérêt à faire appel à un avocat lorsque sa présence est laissé à l'appréciation du demandeur ? Dans l'absolu la réponse est positive car :

• L'avocat connaît mieux que quiconque les règles de procédure judiciaire et l'attitude à adopter suivant chaque péripétie du procès.
• Si l'on confie à un spécialiste (avocat, cabinet de recouvrement, ...) la rédaction et l'envoi de courriers (assignation, recommandé...) l'expérience montre que le papier à en-tête du professionnel peut émouvoir plus aisément le débiteur.
• La lenteur de notre justice est telle qu'un contentieux de recouvrement peut parfois s'étaler sur plusieurs années, avec une multitude d'audiences auxquelles la présence des parties est indispensable, générant une perte de temps pour le créancier sans avocat.
• Conformément à l'adage qui dit "qu'un mauvais arrangement vaut mieux qu'un bon procès" l'avocat est utile pour transiger entre les parties.

3.2 Les huissiers

Pour le recouvrement d'une créance, l'intervention de l'huissier est souvent nécessaire. Il en est ainsi par exemple pour délivrer au débiteur une assignation à comparaître en justice ou la notification et l'exécution d'un jugement.

4- Les sociétés de recouvrement

Le créancier peut faire appel à une société spécialisée dans le recouvrement. La société de recouvrement est alors dénommée le mandataire, le créancier est quant à lui le mandant. En cas de non-paiement, et lorsque la démarche de recouvrement amiable voire judiciaire se sera soldée par un échec, le mandataire pourra alors fournir, en tant que professionnel, une attestation de non solvabilité au mandant, lui permettant par la suite de recouvrer la TVA auprès des services fiscaux.

L'activité des sociétés de recouvrement de créances est réglementée par les articles R124-1 et R124-7 du code des procédures civiles d'exécution. Ils obligent la société de recouvrement à communiquer au débiteur, par courrier :

• les nom ou dénomination sociale de la personne chargée du recouvrement amiable, ainsi que l'adresse,
• les mêmes éléments concernant le créancier : la société de recouvrement ne peut donc masquer son identité,
• l'ensemble des éléments qui fondent la dette, capital, intérêts et divers,

Ces articles établissent aussi les éléments suivants :

• la société de recouvrement ne peut réclamer au débiteur plus que le montant de la dette initiale, les frais étant à la charge du créancier,
• un simple contact téléphonique ne suffit pas juridiquement : la société de recouvrement a l'obligation d'envoyer cette lettre.

5- Recouvr'Up, la solution web en libre-service

 Afin de donner des outils coercitifs de recouvrement aux entreprises, nous avons créé la plateforme Recouvr'Up.

 Imprimez votre justificatif de calcul : un document essentiel !

Recouvr'Up fournit un document sous format pdf qui JUSTIFIE le calcul, et lève ainsi tout doute sur le montant réclamé (justificatif à joindre à vos courriers de relance).

Utilisé quotidiennement par notre cabinet, ce document est essentiel dans la démarche de recouvrement. Il professionnalise la relance et accentue la pression sur le débiteur en retard de paiement.

Éditez vos courriers de relance

Recouvr'Up permet également d'éditer des courriers de relance prêts à l'emploi intégrant les pénalités calculées (3 niveaux de relance) :

- Le 1er courrier est un simple rappel. Accompagnée du justificatif de calcul, cette relance est adressée idéalement dès les 1ers jours suivant la date d'échéance.

- le courrier de relance "niveau 2" exige un paiement immédiat du montant majoré. Ces pénalités sont désormais dues de plein droit !

- Dernière étape si la relance de niveau 2 n'a rien donné : la mise en demeure "avec toutes les conséquences financières pour le débiteur récalcitrant".

Direct Recouvrement adresse ses propres relances !

Enfin, Recouvr'Up permet de notifier aux débiteurs les plus récalcitrants la mise en contentieux ! Les courriers à l'en-tête de notre cabinet de recouvrement (envoi simple ou recommandé), ainsi que nos mails déclenchent généralement le paiement. Vous adressez automatiquement en quelques clics ces injonctions à  vos clients, et mettez ainsi vos "menaces" à exécution.

Au-delà de sa fonction de calculateur, Recouvr'Up est un outil à forte valeur ajoutée pour recouvrer les impayés, et inciter les entreprises à régler rapidement les factures.

La génèse de Recouvr'Up, notre logiciel de recouvrement, à lire ici

Philippe Bernis (Direct Recouvrement)