Le Journal du Recouvrement

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L’amélioration du besoin en fonds de roulement (BFR) des entreprises nécessite tout autant une gestion efficace du recouvrement des créances qu’une fiabilisation de la chaîne de facturation. Explications d’Emmanuel Olivier, directeur général d’Esker.

Quels sont les processus à mettre en œuvre pour accélérer le règlement des factures clients ?

L’optimisation de la chaîne de facturation nécessite une gestion efficace de tous les processus qui y sont liés, depuis l’émission de la facture jusqu’à son encaissement, en passant par son suivi et le recouvrement des créances.

La première étape pour être réglé dans les délais impartis repose sur la qualité de la facture émise. Plus elle respectera les contraintes de facturation exigées par le client, notamment sur le plan administratif, plus les délais de paiement seront respectés. Une démarche qui reste complexe aujourd’hui, notamment au regard de la diversité des modes de facturation (factures papier, PDF simples ou signés, EDI, plateforme Chorus, etc.).

Les solutions de dématérialisation représentent alors un atout précieux et permettent d’accompagner les entreprises dans une bonne gestion de leurs factures. Une démarche dans laquelle s’inscrit Esker. Notre solution de dématérialisation leur permet d’envoyer l’ensemble de leurs flux de factures clients, quel qu’en soit le format, en respectant les spécificités et modes de facturation de chacun d’entre eux.

Comment ensuite optimiser le processus de recouvrement des créances ?

Pour améliorer un DSO, il est primordial de s’intéresser au client. Souvent, ce dernier justifie un non-paiement par une insatisfaction. Afin de régler cette tension et, in fine, d’accélérer une rentrée de cash tout en préservant voire en améliorant la satisfaction du client, il convient donc que l’entreprise mette en place des moyens appropriés, tant en termes d’outils que de processus.

La collaboration, aussi bien en interne entre les différents services (credit managers, comptabilité, commerciaux, administration des ventes, etc.) qu’en externe avec le client, est un point essentiel. Elle permet d’éviter les erreurs, de détecter et de régler rapidement les litiges et de gagner en efficacité dans les processus de recouvrement des créances.

Un enjeu auquel répond Esker ?

Notre nouveau CRM de recouvrement, TermSync, intègre en effet un portail collaboratif créant le lien entre ces différents protagonistes.

A partir de cette solution, le chargé de recouvrement classe préalablement ses clients par niveaux de risques en fonction de leur santé financière, de leurs comportements de paiement et de la nature de leurs transactions. La stratégie de relance sera alors adaptée en conséquence, puis automatisée.

Dès lors, un dialogue peut s’engager entre l’entreprise et le client sur le portail :

- Ce dernier, en traçant les différents échanges, permet aux clients de suivre leurs factures et les dates d’échéance, et même de payer en ligne.

- Le chargé de recouvrement, pour sa part, détecte plus rapidement les éventuelles erreurs de facturation ou les litiges. Il dispose par ailleurs d’une vision centralisée en temps réel de ses processus de relance, y compris si l’entreprise est multi-site, multipays et multi-filiale. Il identifie ainsi plus rapidement les impayés et en assure le suivi, le traitement et le pilotage de manière plus efficace, et ce jusqu’au précontentieux et à la mise en demeure le cas échéant.

Le service recouvrement gagne ainsi en productivité mais surtout en efficacité. Aux Etats-Unis, les entreprises qui utilisent déjà TermSync ont ainsi constaté une baisse moyenne de leur DSO de 29 %. Au travers de ces différentes solutions, Esker propose la seule chaîne intégrée de gestion de la facturation et du recouvrement. Nos outils incluent les fonctionnalités de facturation métier, que ce soit en format papier ou électronique, ainsi que la maîtrise des délais de règlement, les relances clients et le paiement.

Emmanuel Olivier, Directeur Général d'Esker