Le Journal du Recouvrement

Dans la rubrique La réglementation en vigueur

Outre les possibles sanctions de l’administration fiscale, le manquement aux obligations en matière de facturation peut entraîner des difficultés de recouvrement, pénalisant de fait la trésorerie des entreprises.

Absence de libellé clairement établi, erreur sur les conditions de paiement, mauvaise adresse de facturation, sont quelques-unes des erreurs trop souvent observées sur les factures.

Voici donc une petite piqûre de rappel sur ces règles de facturation.

La délivrance de la facture

La facture est un document contractuel, comptable et fiscal. A cet égard, son établissement est obligatoire pour permettre à l’administration son éventuel travail de contrôle, à l’exception de celles qui font l’objet de vente à des particuliers dont ces derniers n’en feraient pas la demande.

Elle est établie en principe le jour de la réalisation de la vente. Il est néanmoins toléré un léger différé de quelques jours pour les entreprises dont la gestion administrative le nécessite…

Par ailleurs, pour des entreprises qui réalisent des opérations récurrentes avec les mêmes clients, elles peuvent émettre des factures récapitulatives en fin de période (au plus tard en fin de mois).

Concernant l’envoi de la facture, elle est éditée en double exemplaire sur format papier dont l’original est remis au client. Un duplicata sera systématiquement conservé par le prestataire. Il est par ailleurs permis de réaliser des factures dématérialisées. Ce mode de transmission se généralise, notamment dans les grandes entreprises, facilitant ainsi leur traitement et par voie de conséquence leur paiement.

Les mentions obligatoires

- Date de facture

- Numéro de facture

- Coordonnées du vendeur :  dénomination sociale/nom – adresse - TVA intracommunautaire – RCS

- Coordonnées du client : idem

- Description précise des produits et services vendus

- La quantité et le prix unitaire ht

- TVA (taux et montant)

- Conditions de paiement : date d’échéance, taux d’escompte en cas de paiement anticipé, taux des pénalités de retard en cas d’impayé, et indemnité complémentaire pour les clients professionnels

Concernant les conditions de paiement, l’échéance est fixée par le Code de Commerce à 30 jours, mais peut être librement établi sans toutefois dépasser 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois.

Par ailleurs, le taux d’intérêt de retard est égal au taux BCE majoré de 10 points, mais peut également être librement fixé si le client l’accepte à la signature du contrat de vente sans toutefois être inférieur à 3 X le taux d’int. légal.

L’indemnité complémentaire est actuellement fixée à 40 €.

Attention aux délais de prescription

Le délai de prescription en matière fiscale concernant la conservation des factures est de 10 ans (art. L.123-22 du code de commerce). Un archivage précis est donc fortement recommandé pour éviter toute déconvenue avec l’administration…

S’agissant de son recouvrement, la facture peut être relancée pendant 5 ans pour une créance commerciale et 2 ans pour une créance civile. Passé ce délai, plus aucune action ne pourra être engagée par le créancier pour forcer le paiement.

Accordez une attention particulière aux mentions obligatoires vues plus haut. Trop de débiteurs de mauvaise foi s’engouffrent dans cette brèche pour retarder le paiement, si une petite erreur devait être soulevée (erreur sur la désignation des articles, adresse…).

Par ailleurs, la facture est aussi un document à caractère commercial qui véhicule votre image. Soyez donc irréprochable sur son émission. Votre client saura d’autant plus réactif sur le paiement que la facture est exemplaire.

Philippe Bernis (Direct Recouvrement)