Le Journal du Recouvrement

Dans la rubrique Se faire payer : les bonnes pratiques

La dernière étude d’Altarès sur le comportement de paiement entre entreprises est sans équivoque : 14 milliards d’euros seraient injectés dans l’économie si les sociétés respectaient les délais contractuels de paiement. Malgré le durcissement de la règlementation ces dernières années en matière d’impayés, le délai moyen de paiement reste trop élevé en France. Et pourtant, quelques réflexes très simples à mettre en place permettraient de faire diminuer significativement les délais d’encaissement.

1- Suivre ses encours clients

Réduire les délais d’encaissement impose un peu de méthodologie, et à minima de savoir exactement ce qui est « dehors ».  Pour ce faire, éditez votre balance clients ! Appliquez ensuite les actions de relance qui s’imposent en fonction de vos priorités (ancienneté des créances et/ou montant).

Suivre régulièrement les encaissements a aussi la vertu d’identifier le plus tôt possible les situations de blocage. Un problème sur la marchandise ou la prestation vendue contrarie généralement les perspectives d’encaissement. Plus l’entreprise laisse s’installer le litige, et plus la facture sera compliquée à recouvrer. La réactivité en recouvrement de créances est sans aucun doute la 1^ère des qualités.

2- Inciter ses clients à payer à l’échéance

En BtoB, la vente à crédit est d’usage. Par défaut et selon l’article L 441-6 du Code commerce, les échéances de paiement sont fixées à 30 jours date de facture et ne peuvent dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours date de facture.

Si vous avez une responsabilité dans la bonne livraison de la prestation/marchandise commandée, votre client en a également une dans le respect des délais de paiement. Aussi,

• sensibilisez le client au délai de paiement dès la signature du contrat
• pour le relancer plus tard sans embarras à J + 1 après l’échéance

3- Mettre en place une procédure de relance

Les relances tiendront compte bien évidemment de la typologie du client, de la relation commerciale entretenue et de son secteur d’activité. On ne peut donc pas véritablement établir de procédure type de relances. Mais que ce soit par courrier ou par téléphone, un bon process de recouvrement impose d’amplifier les actions en respectant un timing rigoureux de relances (relance avant échéance, rappel d’échéance, avis d’impayé, dernière relance avant contentieux…). Et aussi, sachez que :

La relance téléphonique - son objectif : obtenir un engagement de paiement

La relance écrite - son objectif : informer sans équivoque l’état comptable, les échéances de paiement

Le mail - son objectif : sensibiliser les signataires/responsables pour faire réagir

Le recommandé - son objectif : notifier la mise en contentieux à défaut de paiement immédiat

4- Relancer ses clients !

En théorie, le respect des échéances est simple à faire entendre à ses clients. En pratique néanmoins, le maintien des bonnes relations commerciales incitera le créancier à éviter la relance, ce qui est bien évidemment une erreur.

Comment faire passer le message d’une demande de paiement à son client sans le contrarier ? Trouver un prétexte à la relance :

• Rédiger un courrier type de relance, signé par le « service comptabilité », le plus impersonnel possible, quand bien même vous êtes une TPE. Ce n’est plus vous qui relancez mais c’est l’envoi automatique d’un courrier par le biais d’un progiciel, quand l’échéance est dépassée… Le message est ainsi bien passé.
• Prenez des nouvelles de votre client avant la date d’échéance de paiement, prétextant une enquête de satisfaction par exemple. Vous en profitez pour l’interroger sur la bonne réception de la facture et les modalités de paiement (chèque, virement).
• Evoquez simplement par mail la surprise de ne pas encore avoir reçu le règlement ?

5- Réclamer des pénalités de retard

Et si véritablement vous faites face à un client particulièrement de mauvaise foi, pourquoi ne pas lui réclamer cette majoration qu’autorise le Code de commerce dès le 1^er jour de retard, appelée pénalités de retard, à savoir :

• 40 € d’indemnité complémentaire par facture
• Les intérêts de retard calculés au taux mentionné sur la facture (minimum 3 fois le taux d’intérêt de retard)

A défaut d’être payée, cette majoration démontre votre professionnalisme, votre détermination et accélère généralement la mise en paiement.

Philippe Bernis (Direct Recouvrement)