Le Journal du Recouvrement

Dans la rubrique Se faire payer : les bonnes pratiques

Les créances impayées représentent en France 56 milliards d’euros. Ce manque à gagner augmente le besoin en fonds de roulement (BFR) des entreprises, les freine dans leur développement, et entraîne une perte de compétitivité.

Pour accompagner et sécuriser leur capacité de croissance, les entreprises doivent faire évoluer leur processus de gestion du poste client et anticiper les problèmes de recouvrement. L’automatisation du poste client est probablement un outil à ne pas négliger.

Voici les 5 conseils clés d’Esker pour améliorer votre processus et vous faire payer plus vite !

#1 AUTOMATISEZ LA DIFFUSION DE VOS FACTURES CLIENTS

Un coût par facture élevé. Un temps de traitement long. Un risque d’erreur de saisie élevé. Un archivage coûteux et fastidieux. Aucun contrôle et aucune visibilité sur le statut des envois…

La gestion manuelle de votre facturation vous apporte de nombreux inconvénients. Et tous ces points de douleurs fragilisent vos entrées de cash, augmentent votre DSO et dégradent fortement votre relation client.

L’automatisation permet la diffusion de toutes vos factures (par courrier, par email en PDF simple ou signé, via EDI, sur un portail web, via la plateforme Chorus…) pour un envoi et un paiement plus rapides. Plusieurs avantages liés à l’automatisation :

- Adaptation aux exigences et contraintes de facturation de vos clients

- Amélioration de la relation client

- Suppression des erreurs liées au traitement manuel

- Réduction des coûts et du nombre de litiges,

- Augmentation du niveau de visibilité et de suivi des envois

Selon le Baromètre Atradius des pratiques de paiement (édition Octobre 2018),  
60% des répondants ont remarqué une accélération du délai de paiement après passage à la facture électronique…

#2 FACILITEZ LE PAIEMENT DE VOS FACTURES

Pour faciliter leur paiement, proposez à vos clients un portail en ligne, leur permettant :

- de visualiser ou contester une facture,

- d’effectuer un règlement,

- de faire une demande d’avoir

- ou tout simplement d’échanger avec un membre de votre équipe.

Vous gagnez un temps précieux, accélérez le temps de résolution de vos litiges tout en améliorant l’expérience client.

La digitalisation des factures clients avec une solution de paiement intégrée assure ainsi 100% de visibilité sur le statut de paiement des factures, offrant rapidité, sécurité et traçabilité.

#3 OPTIMISEZ VOTRE PROCESSUS DE RECOUVREMENT

Voici quelques conseils pratiques pour optimiser votre processus de recouvrement amiable, grâce notamment à l’automatisation :

• Anticipez avec les pré-relances : le recouvrement se prépare et doit être intégré en amont de la phase de relance. Vous pouvez par exemple envoyer à votre client un état de compte 5-10 jours avant la date d’échéance pour lui rappeler qu’il a une ou plusieurs factures à payer.

• Adaptez votre stratégie de relance : segmentez votre portefeuille en fonction de la typologie de vos clients, élaborez des scénarios de relance et adaptez vos messages en fonction de votre cible, de leur niveau de relance et de votre objectif fixé.

• Centralisez les informations clients : le recouvrement est l’affaire de tous. Un CRM de recouvrement vous permet de capitaliser toutes les données clients, les factures, les messages échangés, les historiques de relances et les litiges enregistrés dans un seul et unique outil. Facilitez la collaboration interne !

• Libérez du temps à vos équipes : automatisez les tâches à faible valeur ajoutée (pré-relances, rappels sur petits montants, rappels aux clients peu risqués et bons payeurs) pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel.

• Ayez une bonne visibilité sur votre activité : gardez un œil sur vos performances grâce à des indicateurs clés tels que le taux d’échus, le DSO, le nombre de relances traitées, l’index d’efficacité du recouvrement ou encore les prévisions d’encaissement.

#4 AUTOMATISEZ LA GESTION DE VOS ENCAISSEMENTS

Dans la perspective d’optimiser encore plus votre cycle de recouvrement et votre relation client, un process essentiel reste à considérer : la gestion des encaissements.

Vous est-il déjà arrivé de relancer un client qui avait déjà payé ses factures ? Embarrassant…

Pour éviter de se retrouver dans cette situation délicate, vous pouvez automatiser le lettrage de vos paiements reçus grâce à des solutions intégrants des technologies d’Intelligence Artificielle et de Machine Learning !

#5 MAÎTRISEZ LE RISQUE CLIENT

Cela commence par correctement identifier la ou les entités facturables/livrables/payeurs chez le client, et vérifier sa solvabilité !

Une fois le client livré et facturé avec ces précautions d’usage, il convient ensuite d’assurer une surveillance continue de ce dernier et d’anticiper tout facteur éventuel pouvant entraîner un risque de non-règlement.

Pour ce faire, on peut se baser sur une agence de scoring et gérer des alertes sur des critères bien définis en fonction de ses objectifs et ses clients mais on peut aussi analyser le comportement de paiement de ses propres clients pour avoir une vision plus fine du risque client vis-à-vis de nous.

CONCLUSION :

Pour faire rentrer le cash plus vite, il ne suffit pas uniquement de mettre en place une politique de recouvrement efficace. Cela passe par l’optimisation de l’ensemble du poste client, c’est-à-dire de la diffusion de la facture à l’encaissement de la créance, en passant par le paiement et le recouvrement. 

Retrouvez l’intégralité de l’article sur le blog d’Esker, ici